Een geïntegreerde oplossing die naadloos is gekoppeld aan de bestaande beeldbank van het Erasmus MC
Erasmus MC
Afdeling Communicatie (beeldredactie en arbeidsmarktcommunicatie)
Uitdaging
Erasmus MC maakt dagelijks gebruik van beeldmateriaal waarin patiënten, zorgverleners, researchers en andere medewerkers en ingehuurde modellen zichtbaar zijn. Het beheren van toestemmingen voor dit beeldgebruik bracht meerdere uitdagingen met zich mee:
- Versnipperde opslag van toestemmingsformulieren
- Geen automatische koppeling tussen (toestemmings)contracten en specifieke beelden
- Onvoldoende inzicht in geldigheid en expiratie van toestemmingen
- Risico op AVG-overtredingen
- Ongeautoriseerd online gebruik van beeldmateriaal
- Tijdrovende handelingen om aan verzoeken tot intrekking toestemming fotografie te kunnen voldoen
Het Erasmus MC had behoefte aan een structurele, toekomstbestendige oplossing om controle, compliance en bescherming van beeldmateriaal te waarborgen.
Oplossing
Verify ontwikkelde een geïntegreerde oplossing die naadloos is gekoppeld aan de bestaande beeldbank van het Erasmus MC.
De kern van de oplossing bestaat uit drie onderdelen:
1. Automatische koppeling van toestemmingen grondslag via gezichtsherkenning
- Toestemmingsformulieren (contracten) worden digitaal opgeslagen
- Via gezichtsherkenning worden de juiste toestemmingsgrondslag automatisch gekoppeld aan alle beelden waarin de betreffende persoon voorkomt
- Dit geldt voor patiënten, medewerkers, professoren, bestuursleden en ingehuurde modellen
Hierdoor ontstaat een directe, automatische relatie tussen:
Persoon → Toestemming → Specifieke beelden
2. Volledig inzicht in geldigheid en compliance
De oplossing maakt het mogelijk om:
- Direct te zien of een beeld juridisch gebruikt mag worden
- Expiratiedata van toestemmingen te monitoren
- Tijdig te signaleren wanneer verlenging nodig is
- Beeldmateriaal automatisch te blokkeren wanneer toestemming verloopt
Hiermee heeft het Erasmus MC volledig inzicht in de status van alle met Verify geregistreerde toestemmingen en voldoet het aantoonbaar aan de eisen van de AVG rondom doelbinding, bewaartermijnen en intrekbaarheid van toestemming.
3. Online monitoring via onzichtbaar watermerk
Alle in Verify geregistreerde beelden worden voorzien van een onzichtbaar digitaal watermerk.
Dit maakt het mogelijk om:
- Afbeeldingen wereldwijd online terug te vinden
- Gebruik op websites en social media te detecteren
- Ongeautoriseerd gebruik snel te signaleren
- In te grijpen wanneer toestemming wordt ingetrokken
Hierdoor is niet alleen intern beheer op orde, maar is ook externe controle en handhaving mogelijk.
Resultaten
Dankzij de implementatie van Verify heeft het Erasmus MC:
- Volledig inzicht in alle in Verify geregistreerde toestemmingen en bijbehorende beelden
- Geautomatiseerde koppeling tussen contracten en beeldmateriaal
- Structurele borging van AVG-compliance
- Verminderd juridisch en reputatierisico
- Bescherming tegen misbruik van beeldmateriaal online
- Efficiëntere processen wat betreft beeldgebruik
- Tijdswinst van 70% voor medewerkers van de afdeling Communicatie
In de praktijk helpt de Verify monitoring ons om het onrechtmatig gebruik van beelden van Erasmus MC artsen/onderzoekers te monitoren (stel dat een foto van een arts wordt misbruikt op social media om bijvoorbeeld gezondheidsproducten te promoten, dan is het mogelijk om dit misbruik snel te traceren, mits de betreffende foto staat geregistreerd in Verify).
Beelden van medewerkers en patiënten zijn nu structureel beschermd, en het Erasmus MC kan makkelijker aantoonbaar voldoen aan de wettelijke eisen rondom toestemming en beeldgebruik.
Afsluitende quote van het Erasmus MC
‘Wij gebruiken in onze online kanalen al jaren regelmatig foto’s van patiënten, zorgverleners, onderzoekers en modellen. Een goed en werkbaar overzicht op toestemmingen ontbrak en intrekkingen konden niet altijd snel worden verwerkt. Daarom waren we op zoek naar een oplossing om het proces beter AVG-proof in te richten. Onze collega’s van de Erasmus Universiteit brachten ons op het spoor van Verify.
Met Verify kunnen we nu toestemmingen centraal vastleggen en real time inzichtelijk maken. Bij uitdiensttreding of intrekking van toestemming zien we direct welke beelden geraakt worden. Dankzij de koppeling met onze beeldbank worden foto’s automatisch geblokkeerd zodra toestemming verloopt of wordt ingetrokken. Daarnaast biedt Verify ons de mogelijkheid onrechtmatig gebruik van onze beelden online te traceren. Tijdens een externe audit werd onze werkwijze met Verify dan ook heel positief beoordeeld.
We zijn begonnen met de foto’s die gebruikt worden voor onze publieke website en hebben dit inmiddels uitgebreid naar de foto’s die in het kader van onze arbeidsmarktcommunicatie worden gebruikt.’