het volledige proces rondom fotoshoots en toestemmingen gedigitaliseert en geautomatiseert
Gemeente Roosendaal
Afdeling Communicatie
Uitdaging
Gemeente Roosendaal maakt regelmatig gebruik van beeldmateriaal waarin medewerkers en modellen zichtbaar zijn. Het organiseren en verwerken van fotoshoots bracht meerdere uitdagingen met zich mee:
- Tijdrovend proces rondom toestemmingsformulieren
- Gebruik van papier en losse e-mails
- Geen centraal overzicht van gegeven toestemming
- Beperkte controle op geldigheid en intrekking van toestemming
- Risico op fouten en AVG-non-complianc
- Inefficiënte verwerking en koppeling van beeldmateriaal
De gemeente had behoefte aan een efficiënte en gebruiksvriendelijke oplossing om fotoshoots sneller te organiseren en tegelijkertijd volledige controle te houden over toestemming en beeldgebruik
Oplossing
Verify bood een geïntegreerde oplossing die het volledige proces rondom fotoshoots en toestemmingen digitaliseert en automatiseert.
De oplossing bestaat uit drie onderdelen:
1. Digitale toestemming via link en QR-code
- Modellen ontvangen vooraf een digitaal toestemmingsformulier via een link
- Tijdens de shoot kan toestemming eenvoudig worden gegeven via een QR-code
- Geen papierwerk of handmatige verwerking meer nodig
- Direct duidelijkheid voor alle betrokkenen over de inhoud van het contract
Hierdoor kan de fotoshoot direct starten zonder administratieve vertraging.
2. Efficiënte verwerking en koppeling van beeldmateriaal
- Foto’s worden eenvoudig geüpload in Verify
- Beelden krijgen automatisch een unieke ‘fingerprint’
- Foto’s worden gekoppeld aan de juiste personen en toestemmingen
- Export naar de beeldbank met één druk op de knop
Dit zorgt voor een overzichtelijk, gestructureerd en veilig proces.
3. Volledige controle en transparantie
- Direct inzicht in welke beelden gebruikt mogen worden
- Automatische blokkering bij verlopen of ingetrokken toestemming
- Inzicht in impact bij uitdiensttreding of wijzigingen
- Continue borging van AVG-compliance
Dankzij de koppeling met de beeldbank blijft al het beeldmateriaal actueel en veilig.
Resultaten
Dankzij de implementatie van Verify heeft Gemeente Roosendaal:
- Snellere en efficiëntere fotoshoots
- Minder administratieve handelingen
- Volledig overzicht en controle over toestemmingen
- Betere samenwerking tussen betrokken teams
- Structurele borging van AVG-compliance
- Een professioneel en schaalbaar proces voor beeldgebruik
Ervaring Gemeente Roosendaal
“De fotoshoot verliep sneller en veiliger dan ooit dankzij Verify. We kunnen nu eenvoudig toestemming regelen, foto’s verwerken en houden altijd overzicht. Het systeem werkt intuïtief en sluit perfect aan op onze werkwijze.
De begeleiding en onboarding waren uitstekend. Onze feedback werd serieus genomen en verwerkt in de verdere ontwikkeling. Ik ben echt enthousiast over deze tool en zie mezelf absoluut als ambassadeur, zowel binnen als buiten de organisatie.”