Handleiding Verify Project Manager

Deze handleiding helpt beheerders en gebruikers om optimaal gebruik te maken van de Verify Project Manager.

Rollen

Binnen Verify zijn verschillende rollen beschikbaar. Je kunt meerdere rollen aan één gebruiker toewijzen, afhankelijk van zijn of haar rol binnen het project en de organisatie. Zo kun je Verify-gebruikers volledig naar wens inrichten.

In de praktijk zien we meestal drie rollen binnen het proces:

1- De beheerder: De beheerder is verantwoordelijk voor de inrichting en configuratie van Verify, waaronder velden, rechten en portalinstellingen.

2- De projectmanager: De projectmanager maakt projecten aan voor nieuwe beeldmonitoring, kan gebruikers aan projecten toevoegen en exporteert projectfoto’s naar het DAM-systeem.

Soorten rollen

Project Uploading

• Ziet alleen projecten waarvoor de gebruiker als stakeholder is toegevoegd.
• Kan afbeeldingen uploaden.
• Kan geüploade afbeeldingen verwijderen, zolang er nog geen toestemming of model aan is gekoppeld.

Project Editing

• Ziet alleen projecten waarvoor de gebruiker als stakeholder is toegevoegd.
• Kan afbeeldingen de status Verified geven.

Project Management

• Ziet projecten waarvoor de gebruiker als stakeholder is toegevoegd en projecten die hij of zij zelf heeft aangemaakt.
• Kan eigen projecten aanmaken, aanpassen en verwijderen.

Project Admin

• Ziet alle projecten binnen Verify.
• Kan eigen velden voor projecten aanmaken en beheren.

User Management

• Ziet alleen projecten waarvoor de gebruiker als stakeholder is toegevoegd.
• Kan gebruikersrollen wijzigen en gebruikers toevoegen, uitnodigen en verwijderen.
• Kan tenantinstellingen aanpassen, zoals het eigen logo in de portal en het logo, de organisatienaam en de website-URL in e-mailmeldingen.

Project Export

• Ziet alleen projecten waarvoor de gebruiker als stakeholder is toegevoegd.
• Kan afbeeldingen selecteren en exporteren naar het DAM-systeem.

Project Download

• Ziet alleen projecten waarvoor de gebruiker als stakeholder is toegevoegd.
• Kan afbeeldingen selecteren en downloaden.

Soorten gebruikers

Binnen Verify onderscheiden we twee soorten gebruikers.

Lokale gebruikers zijn meestal gebruikers van buiten de organisatie. Zij ontvangen een uitnodigingsmail waarmee ze hun eigen account kunnen aanmaken. Deze uitnodigingen worden beheerd door de Verify-beheerders binnen de organisatie die beschikken over de rol User Management.

Daarnaast kunnen medewerkers van de eigen organisatie via Single Sign-On inloggen. Zij kunnen dan inloggen met hun Microsoft-account.

Je eigen account activeren en beheren

Je account activeren

Je hebt van Verify een uitnodigingsmail ontvangen met een link naar de Verify Project Manager. Via deze link kun je je account, dat aan je e-mailadres is gekoppeld, activeren door in te loggen met je tijdelijke wachtwoord.

Kun je de e-mail niet vinden? Controleer dan ook je spammap.

Gebruikersprofiel

Binnen Verify kun je via Profile in het menu aan de linkerkant je eigen account beheren. Hier kun je de taal van de portal instellen en zelf je wachtwoord wijzigen.

Screenshot: User profile

Wachtwoord vergeten

Ben je je wachtwoord vergeten? Klik dan, nadat je je e-mailadres hebt ingevuld, op de knop Trouble signing in. Klik vervolgens op Send om een e-mail te ontvangen waarmee je je wachtwoord kunt wijzigen.

Screenshot: Recover password

Handleiding voor Project Admins

Gebruikersbeheer

Ga naar de pagina van de Verify Project Manager en log in.

Als Project Admin kun je hier nieuwe, externe gebruikers uitnodigen en bestaande gebruikers beheren. Wanneer je met SSO werkt, hoef je geen accounts aan te maken voor interne gebruikers binnen je eigen organisatie.

Binnen User Management kun je nieuwe gebruikers aanmaken en de juiste rol aan hen toewijzen.

Screenshot: User management

Je kunt een gebruiker aanmaken via de knop Add user.

Vul de voor- en achternaam en het juiste e-mailadres in. Vervolgens kun je aangeven in welke taal de portal voor deze gebruiker moet worden weergegeven. Tot slot wijs je de juiste rol toe.

In dit voorbeeld wordt de rol Project Uploading toegewezen, omdat het om een externe fotograaf gaat.

Nadat je de gebruiker hebt toegevoegd, ontvangt deze persoon een uitnodigingsmail van Verify met een tijdelijk wachtwoord en een link naar de portal. Via deze link kan de gebruiker het account activeren.

Screenshot: Add user

Je kunt binnen User Management ook de rollen van gebruikers wijzigen door op Edit te klikken. Daarnaast kun je gebruikers uit het systeem verwijderen.

Eigen aangepaste velden aanmaken en beheren

Je kunt binnen Verify naar wens eigen projectvelden aanmaken en beheren.

Naast de standaardvelden die Verify voor projecten aanbiedt, kun je ook eigen velden aan een project toevoegen.

Aangepaste velden toevoegen

Klik linksonder in het menu op het instellingenicoon en vervolgens op Custom fields. Je komt dan op de pagina waar je de aangepaste velden voor projecten kunt toevoegen en beheren.

Screenshot: Manage Custom fields

Klik onder Project fields op de knop + Add field. Dit veld wordt toegevoegd en weergegeven wanneer de projectgegevens worden ingevuld.

Voer vervolgens de volgende stappen uit:

• Vul de naam van het aangepaste veld in.
• Selecteer het type veld.
• Voeg een beschrijving toe.
• Geef aan of het veld verplicht moet worden ingevuld.
• Klik op Add om het veld toe te voegen.

Screenshot: Add custom fields

Rechten instellen voor export naar het DAM-systeem

Nadat alle stakeholders en aangepaste velden binnen Verify zijn aangemaakt, moet je ervoor zorgen dat de juiste rechten voor projecten zijn ingesteld.

Bij het aanmaken van een project moeten projectmanagers vervolgens verplicht de gewenste rechten selecteren.

Wanneer het project wordt geëxporteerd, maakt Verify deze rechten aan in het DAM-systeem. De rechten worden gekoppeld aan de geëxporteerde collecties en de geselecteerde afbeeldingen.

Standaard adviseren we om met minimaal één recht te werken: Verify Project Manager.

Alleen key users en beheerders die over dit recht beschikken, kunnen deze projecten als collectie en de bijbehorende afbeeldingen in de beeldbank bekijken. Zij kunnen de afbeeldingen vervolgens op een gecontroleerde manier beschikbaar stellen binnen de beeldbank.

Zorg ervoor dat je deze rechten ook toekent aan alle key users binnen je DAM-oplossing.

Voor grotere organisaties met verschillende merken, faculteiten of afdelingen die alleen hun eigen projecten mogen zien, kun je meerdere rechten aanmaken, bijvoorbeeld:

• Verify Customer Corporate
• Verify Customer Department X

Rechten toevoegen

Klik linksonder in het menu op het instellingenicoon en vervolgens op Custom fields.

Je komt dan op de pagina waar je de aangepaste velden voor projecten en modellen kunt toevoegen en beheren.

Klik onder Project fields op + Add field. Er verschijnt vervolgens een pop-up waarin je de volgende stappen uitvoert:

• Vul als veldnaam Permissions in.
• Kies als veldtype Permissions.
• Vul een toelichting of beschrijving in die aan het model wordt getoond.
• Geef aan dat het veld verplicht is.
• Voeg de benodigde rechten toe.
• Klik op Add.

Screenshot: Add permissions

Tenantinstellingen voor logo en organisatienaam

Klik als beheerder linksonder op het instellingenicoon en vervolgens in het menu op Tenant settings.

Screenshot: Tenant settings

Binnen de tenantinstellingen kun je als klant de volgende gegevens instellen:

• Eigen logo
• Organisatienaam
• Subnaam
• Website-URL
• E-mailhandtekening

Het logo wordt weergegeven in de portal.

De organisatienaam, subnaam, het logo, de website-URL en de e-mailhandtekening worden gebruikt in de e-mailmeldingen die Verify verstuurt.

Zo kun je de e-mailmeldingen aanpassen aan de huisstijl en wensen van je eigen organisatie.

Bekijk hiervoor de onderstaande screenshots.

Screenshots: Tenant fields to customize login page, portal and email notifications

Meldingsperiode instellen voor aflopende projecten

Je kunt hier instellen hoeveel dagen voor de vervaldatum projectmanagers een e-mailmelding moeten ontvangen over projecten die binnenkort aflopen.

Zo kunnen zij tijdig actie ondernemen.

Screenshot: Set project expiry notification period

Handleiding voor projectmanagers en key users

Projecten aanmaken en beheren

Nadat alle stakeholders, aangepaste velden en exportrechten zijn aangemaakt, kun je beginnen met het aanmaken van projecten voor beeldmonitoring.

Een project aanmaken

Klik linksboven op het logo om naar de homepage te gaan.

Klik vervolgens op de knop + Add new project.

Screenshot: Add new project

Projectvelden en instellingen toevoegen

Er verschijnt nu een pop-up waarin je de volgende gegevens kunt invullen.

Screenshot: Project fields 1

Projectnaam toevoegen

Voeg een projectnaam toe.

Binnen Verify kun je later op deze naam zoeken. Daarnaast wordt deze naam automatisch als tag toegevoegd aan alle afbeeldingen die naar het DAM-systeem worden geëxporteerd.

Projectbeschrijving toevoegen

Voeg een beschrijving van het project toe.

Wanneer je gebruikmaakt van de exportfunctionaliteit, wordt deze beschrijving automatisch als collectiebeschrijving toegevoegd aan de beeldbank.

Instructies toevoegen

Hier kun je instructies of een briefing invullen voor bijvoorbeeld de persoon die de afbeeldingen uploadt.

Deze instructies worden weergegeven op de projectpagina.

Datum van de fotoshoot instellen

Voeg de datum toe waarop de fotoshoot plaatsvindt of heeft plaatsgevonden.

Vervaldatum van de projectafbeeldingen instellen

Stel de datum in waarop de afbeeldingen binnen het project verlopen.

Stakeholders aan het project toevoegen

Voeg de stakeholders toe die binnen het project moeten kunnen werken.

Via het dropdownicoon, in het voorbeeld rood omlijnd, kun je bestaande Verify-gebruikers aan het project koppelen.

Is een gebruiker nog niet beschikbaar binnen Verify? Dan kun je deze persoon direct uitnodigen en als nieuwe gebruiker aanmaken. In het voorbeeld is deze mogelijkheid blauw omlijnd.

De gebruiker ontvangt vervolgens een uitnodigingsmail met een link naar het project.

Screenshot: Project fields 2

Niet-compatibele afbeeldingen automatisch verkleinen

Binnen de projectinstellingen is bij het aanmaken van een nieuw project een schakelaar beschikbaar voor de optie Automatically resize incompatible images.

Wanneer je deze optie inschakelt, worden niet-compatibele afbeeldingen automatisch verkleind naar afbeeldingen van maximaal 6K die van een fingerprint kunnen worden voorzien.

Voorheen moesten fotografen afbeeldingen soms handmatig verkleinen voordat ze deze konden uploaden. Dit kostte extra tijd. Met deze functie gebeurt dit automatisch.

Beschrijving voor afbeeldingen toevoegen

Wanneer dit nodig is, kun je één beschrijving toevoegen die wordt gekoppeld aan alle projectafbeeldingen die naar het DAM-systeem worden geëxporteerd.

Deze beschrijving wordt in het DAM-systeem als afbeeldingsbeschrijving toegevoegd.

Projectrechten instellen

Selecteer de rechten die aan het project moeten worden toegekend.

Deze rechten zorgen ervoor dat de projectcollectie in de beeldbank alleen beschikbaar is voor key users die over de betreffende rechten beschikken.

Bekijk hiervoor ook het onderdeel Rechten instellen voor export naar de beeldbank.

Een project bewerken

Klik op de detailpagina van het project op Edit en vervolgens nogmaals op Edit.

Screenshot: Edit project

Een project verwijderen

Klik op de detailpagina van het project op Edit en vervolgens op Delete.

Screenshot: Delete project

Een Verify-fotoshootproject exporteren

Zodra de uploader alle afbeeldingen die gemonitord moeten worden aan het project heeft toegevoegd, kun je het project als projectmanager of beheerder exporteren naar de beeldbank of het DAM-systeem.

Een Verify-project exporteren naar de beeldbank

Selecteer een afbeelding door linksboven in de afbeeldingstegel het selectievakje aan te vinken.

Je kunt ook meerdere afbeeldingen tegelijk selecteren door:

• Met de linkermuisknop over de afbeeldingen te slepen die je wilt selecteren.
• Op Ctrl + A te drukken om alle afbeeldingen te selecteren.

Wil je afbeeldingen uit de selectie verwijderen? Vink deze dan opnieuw uit.

Zodra je één of meerdere afbeeldingen hebt geselecteerd, verschijnt de actiebalk waarmee je de afbeeldingen kunt exporteren.

Klik op Export to Lytho or Bynder.

In de actiebalk verschijnt vervolgens een laadicoon dat aangeeft dat de export wordt uitgevoerd.

Zodra de geëxporteerde afbeeldingen beschikbaar zijn in het DAM-systeem, verschijnt er een melding met een link naar de collectie in het DAM-systeem.

Screenshot: Verify project export to DAM

Aan de slag als uploader

Een project zoeken en openen

Binnen de Verify-portal worden de beeldmonitoringsprojecten weergegeven waaraan je bent toegewezen.

Als je een externe uploader bent, heb je waarschijnlijk een uitnodigingsmail van Verify ontvangen met daarin een link naar het project.

Een project openen

Binnen de Verify-portal worden de fotoshootprojecten weergegeven waaraan je bent toegewezen.

Klik op de tegel van het project om het te openen. In dit voorbeeld heet het project New image monitoring project.

Screenshot: Open a project

Afbeeldingen uploaden en fingerprinten

Afbeeldingen die je uploadt, moeten aan de volgende voorwaarden voldoen:

Het bestand moet een JPEG- of PNG-bestand zijn.

De maximale resolutie is 8000 × 8000 pixels.

De maximale bestandsgrootte is 15 MB per afbeelding.

Je moet alle benodigde en nabewerkte foto’s binnen het project uploaden.

Klik hiervoor op de knop Upload media op de projectpagina.

Selecteer vervolgens op je apparaat de afbeeldingen die je wilt uploaden.

Screenshot: Upload assets in project

Geüploade afbeeldingen fingerprinten

Alle afbeeldingen binnen het project worden weergegeven onder Assets.

Op de tegel van iedere geüploade afbeelding verschijnt een webicoon. Dit betekent dat de afbeeldingen automatisch zijn voorzien van een Verify-fingerprint en online worden gemonitord.

Wanneer een afbeelding niet door Verify wordt ondersteund, wordt deze na het uploaden verwijderd.

De uploader ontvangt hierover rechtsboven in het scherm een melding.

Wanneer je op deze melding klikt, zie je:

• Een voorbeeld van de afbeelding
• De bestandsnaam
• De reden waarom de afbeelding niet naar Verify kon worden geüpload

Zodra alle foto’s binnen het project zijn geüpload, zijn de werkzaamheden van de uploader voor dit project afgerond.

De projectmanager van de Verify-omgeving neemt het project vervolgens verder in behandeling.